1. Inleiding

Wanneer je contact met ons opneemt, deel je persoonsgegevens met ons. Deze geef je vaak zelf door, zodat wij een prangende vraag kunnen beantwoorden of zodat we je op de hoogte kunnen houden van de laatste ontwikkelingen. Maar soms geef je ook informatie door zonder dat je deze zelf actief aan ons verstuurt (bijvoorbeeld via cookies). In deze privacyverklaring leggen we graag uit welke gegevens we van je verzamelen, waarom we deze nodig hebben, wat we hiermee doen en welke rechten je hebt. Kortom; hoe gaan we om met jouw persoonsgegevens en privacy?

Ben je een (potentiële) cliënt van Pluryn dan kun je op onze website de privacyverklaring voor cliënten vinden. Hierin staat hoe we met jouw gegevens omgaan en wat jouw rechten zijn.

1.1. Wat zijn persoonsgegevens?

Onder persoonsgegevens valt alles waardoor wij kunnen zien óf waardoor we kunnen achterhalen dat jij het bent. Dit zijn directe persoonsgegevens, zoals je naam, e-mailadres en telefoonnummer, maar ook gegevens waardoor we gemakkelijk kunnen achterhalen dat bepaalde gegevens of acties bij jou horen, zoals je IP-adres. Wanneer je een formulier invult op de website of zelfs wanneer je alleen onze website bezoekt, geef je ons de beschikking over jouw persoonsgegevens.

1.2. Wie verwerkt jouw persoonsgegevens?

Deze privacyverklaring heeft betrekking op alle data die verwerkt worden door BliXem of waarbij BliXem de verantwoordelijkheid draagt voor de verwerking. BliXem valt onder de Stichting Pluryn en Stichting Pluryn is de uiteindelijke ververwerkingsverantwoordelijke van jouw gegevens.

Hieronder vind je onze contactgegevens. Zo kun je ons te allen tijde bereiken wanneer je vragen hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons.

Contactgegevens:
BliXem
T.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Postbus 53
6500 AB Nijmegen
T. +31 (0)88 – 779 20 00
E. privacy@pluryn.nl

1.3. Met wie delen we jouw persoonsgegevens?

De persoonsgegevens die je aan ons toevertrouwt gebruiken wij niet voor andere doeleinden dan de beoogde verwerkingen en delen of verkopen deze persoonsgegevens niet met of aan derden tenzij dit nodig is vanuit wettelijke verplichtingen of je hier ons duidelijke toestemming voor hebt gegeven.

2. Waarvoor gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

We leggen je graag voor iedere verwerking afzonderlijk uit welke gegevens we van je vragen, waarom we deze vragen, wat we ermee doen en waar en hoe we jouw gegevens opslaan.

2.1. Contactformulier

Soms wil je contact met ons opnemen om een vraag te stellen of om een offerte aan te vragen. Daarvoor is op onze website een contactformulier beschikbaar.

2.1.1. Welke gegevens vragen wij en waarom?

We vragen om je naam en bedrijfsnaam, zodat we weten met wie we contact hebben. Dit maakt een conversatie wel zo prettig en gemakkelijk. De meeste vragen beantwoorden we per e-mail. Om je te kunnen bereiken, hebben we daarom je e-mailadres nodig. Wil je ons de mogelijkheid geven om ook telefonisch contact met je op te nemen, dan is het invullen van een telefoonnummer optioneel. We vragen je daarnaast een bericht te formuleren in het tekstveld onderaan het contactformulier. Zo kunnen wij ons goed voorbereiden en je zo goed en efficiënt mogelijk helpen.

Wanneer je het contactformulier invult en de hierboven genoemde data aan ons verstrekt, geef je toestemming om deze te gebruiken voor het onderhouden van contact. De gegevens die je aan ons toevertrouwt via het contactformulier gebruiken wij niet voor andere (commerciële) doeleinden.

2.1.2. Waar slaan we jouw gegevens op en hoe lang bewaren we deze?

Door het formulier te versturen geef je toestemming dat wij deze gegevens bewaren in onze mailbox (hier komen ingevulde contactformulieren binnen). Nadat de communicatie is beëindigd, bewaren we het ingevulde contactformulier nog maximaal zes maanden voor nazorg of latere vragen te kunnen beantwoorden.

2.2. Nieuwsbrief

Om je op de hoogte te houden van interessante ontwikkelingen, verzenden wij af en toe een nieuwsbrief met daarin interessant nieuws en leuke aanbiedingen. Je kunt je hiervoor aanmelden door bij het contact- of reserveringsformulier het hiervoor bedoelde hokje aan te vinken. Na aanmelding ontvang je van ons een e-mail waarin we jouw inschrijving bevestigen. Het kan zijn dat je in deze bevestiging je aanmelding nog definitief moet bevestigen.

2.1.1. Welke gegevens verwerken wij en waarom?

We richten onze nieuwsbrieven graag aan jou persoonlijk. Om dit te kunnen doen, moeten we jouw naam weten. Jouw e-mailadres hebben we nodig om de nieuwsbrief te kunnen toesturen. Door je aan te melden, geef je ons toestemming om je per e-mail nieuwsbrieven te sturen, om jouw naam en e-mailadres op te slaan in onze database en om jouw naam te vermelden in de nieuwsbriefaanhef. Je ontvangt van ons geen nieuwsbrieven als je ons daarvoor geen toestemming hebt gegeven.

2.1.2. Waar slaan we jouw gegevens op en hoe lang bewaren we deze?

Wij slaan jouw gegevens op in een beveiligde database. We bewaren jouw gegevens zolang je staat ingeschreven voor onze nieuwsbrief. Je kunt je hier op ieder moment ook weer voor afmelden. Dit kan door in een van de ontvangen nieuwsbrieven op ‘Afmelden’ te klikken of door dit telefonisch of schriftelijk aan ons door te geven. Wanneer je je afmeldt via de link in de nieuwsbrief, verwijderen wij jouw persoonsgegevens binnen 30 dagen na afmelding definitief uit onze database. Wanneer je direct aan ons doorgeeft dat je de nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, geldt dezelfde verwijderingstermijn.

Je kunt telefonisch, per e-mail of per post contact met ons opnemen via de contactgegevens in paragraaf 1.2.

2.3. Reserveren

Wanneer je bij ons wilt lunchen of dineren kun je op de website een reservering plaatsen.

2.3.1. Welke gegevens verwerken wij en waarom?

In onze reserveringsmodule vragen we je stap voor stap om een datum, een aantal personen en een tijdstip te selecteren. Deze gegevens hebben we van je nodig om de reservering te verwerken en in te plannen. Vervolgens willen we graag je naam weten, zodat we de gereserveerde tafel op jouw naam kunnen zetten en deze in onze administratie kunnen verwerken. We bevestigen de reservering per e-mail en daarom hebben we jouw e-mailadres nodig. Om je snel vragen te kunnen stellen over jouw reservering of om je te informeren over wijzigingen, willen we ook graag je telefoonnummer hebben. Voor het geval je liever wilt reserveren op een bedrijfsnaam bieden we je de mogelijkheid om deze aan ons door te geven. Dit is niet verplicht. Ook kun je opmerkingen plaatsen bij jouw reservering (bijvoorbeeld voor het doorgeven van allergieën of vegetariërs).

Als laatste bieden we je ook hier de mogelijkheid om je in te schrijven voor de informatiemails van BliXem. Dit doe je door het hokje aan te vinken onder het reserveringsformulier. Wanneer je een reservering plaatst, gebruiken we jouw persoonsgegevens alleen voor het verwerken en communiceren over jouw reservering en niet voor andere (commerciële) doeleinden. Wanneer je je daarnaast aanmeldt voor de nieuwsbrief ontvang wel je echter wel e-mails met nieuws en aanbiedingen. In artikel 2.2 leggen we uit hoe we omgaan met jouw nieuwsbriefaanmelding.

We bewaren deze gegevens tot maximaal 2 maanden na je reserveringsdatum.

2.4. Cookies

Om een goed beeld te krijgen van de manier waarop bezoekers de website gebruiken, maken wij gebruik van verschillende data-analyseprogramma’s. Hiervoor worden cookies geplaatst. Om ervoor te zorgen dat wij jouw privacy optimaal kunnen waarborgen geven we jou de optie om zelf te bepalen welke cookies wij mogen opslaan. Je kunt hierbij kiezen uit de volgende opties:

Vereiste cookies
Deze cookies zijn nodig om de website goed te laten functioneren en worden automatisch ingeschakeld als u de site bezoekt. Wij hebben deze cookies geanonimiseerd zodat jou privacy gewaarborgd is.

Functionele cookies
Deze cookies maken aanvullende functies mogelijk, zoals het onthouden van voorkeuren, het toestaan van sociale interacties en het analyseren van het gebruik om de site te kunnen optimaliseren.

Advertentie cookies
Deze cookies worden door derde partijen gebruikt om advertenties te tonen die aansluiten bij uw interesses.

In de footer van de website vind je een link naar de pagina waar je deze instellingen kunt aanpassen. Standaard staat de vereiste- en de functionele cookies aan. Dit is een mooie middenweg tussen het waarborgen van jouw privacy en een optimale ervaring op onze website.

Wij kunnen gebruik maken van de volgende externe partijen:

2.4.1. Google Analytics

Om ervoor te zorgen dat wij jouw privacy optimaal kunnen waarborgen, is een overeenkomst gesloten met Google (gevestigd in de Verenigde Staten). Afhankelijk van jouw cookie-instellingen delen wij wel of geen informatie met Google.

2.4.2. Hotjar

Om te kunnen zien hoe bezoekers zich bewegen op onze website, maken wij gebruik van het programma Hotjar en plaatsen wij Hotjar-cookies. Deze tool meet klikken op de website, muisbewegingen en scroll-gedrag. Afhankelijk van jouw cookie-instellingen delen wij wel of geen informatie met Hotjar.

2.4.3. Sitecore Experience Platform

Wij maken ook gebruik van het Sitecore Experience Platform. Hiermee krijgen we inzicht in hoe bezoekers onze website gebruiken en kunnen we de website verbeteren. Maar hiermee kunnen we de website ook zo inrichten dat deze zich aanpast aan jouw voorkeuren. Afhankelijk van jouw cookie-instellingen maken we wel of geen gebruik van deze mogelijkheden.

2.4.3. Social media

Verder kan het zijn dat wij gebruik maken van social media plugins en plugins om zaken met jou en met anderen te delen. Voorbeelden hiervan zijn Facebook, Twitter, Linkedin, YouTube en Addthis. Voor deze partijen moet je jouw privacy-instellingen direct op hun sites instellen: Facebook, Twitter, Addthis, Linkedin en Youtube.

Bezoek voor meer informatie over jouw online privacy en advertenties:
www.youronlinechoices.com.

2.5. Onze webshop

Wij hebben een winkel waar je onze producten kunt kopen en wij bieden jou de mogelijkheid om deze ook online te bestellen. Hiervoor hebben wij een webshop ingericht en maken hierbij gebruik van het platform mijnwebwinkel.nl. Uiteraard zijn wij verantwoordelijk voor de gegevens die je met ons deelt als je een bestelling plaatst maar kijk ook zeker even naar de privacyverklaring van mijnwebwinkel.nl (https://www.mijnwebwinkel.nl/voorwaarden), daar kun je aanvullende informatie vinden hoe zij omgaan met de beveiliging en de privacy van jouw gegevens.

2.5.1. Welke gegevens verwerken wij en waarom?

Als je een bestelling bij ons plaatst dan vragen we je om een aantal gegevens zoals je emailadres, het factuuradres, indien nodig een afleveradres en optioneel een telefoonnummer. Wij vragen deze gegevens aan je om de bestelling goed af te kunnen handelen. Denk hierbij aan het afhandelen van de betaling, de bezorging of jouw recht op retour en/of garantie.

We kunnen ook een wettelijke verplichting hebben om je gegevens te gebruiken en te bewaren, bijvoorbeeld wanneer we fraude vermoeden en voor de belastingdienst.

2.5.2. Wie heeft er toegang tot jouw gegevens?

Zie hiervoor paragraaf 1.2. Verder geven we je gegevens alleen door aan andere partijen als dat echt nodig is voor onze dienstverlening. Het betreft dan deze partijen: bezorgpartners, leveranciers, betaalpartners, IT-dienstverleners en mijnwebwinkel.nl. Onze bezorgpartner moet tenslotte je bestelling afleveren op het juiste adres en het is fijn als je betaling door een bank kan worden uitgevoerd. In verdachte situaties zijn we verplicht om klantgegevens te delen met overheidsinstanties.

De partijen die van ons toegang krijgen tot je gegevens, mogen deze alleen gebruiken om jou een dienst te leveren namens BliXem. Tenzij ze zelf verantwoordelijk zijn voor het verkrijgen en beschermen van je gegevens. We verkopen jouw gegevens nooit aan derden.

2.5.3. Waar slaan we jouw gegevens op en hoe lang bewaren we deze?

Wij slaan jouw gegevens op in een beveiligde database. We bewaren en gebruiken jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Daarna verwijderen we alle data die we van je hebben. Dit zijn de perioden die we hierbij hanteren:

• Inactieve klantaccounts verwijderen we na 7 jaar. Na die periode gebruiken we je gegevens alleen anoniem, voor interne rapportages.
• Van de Belastingdienst moeten we onze administratie met jouw factuur-, betaal- en bestelgegevens 7 jaar bewaren.

2.6. Bestellen van catering

Bij ons kun je ook catering bestellen. Hiervoor kun je gebruik maken van het bestelformulier op onze website.

2.6.1. Welke gegevens verwerken wij en waarom?

In het bestelformulier vragen we je naam, je factuuradres, het bezorgadres, je telefoonnummer, je emailadres en de gegevens die nodig zijn voor de bestelling. Deze gegevens hebben we van je nodig om de bestelling te verwerken en in te plannen. Vervolgens willen we graag je naam en adresgegevens van je weten, zodat we de bestelling op het juiste adres kunnen afleveren. We bevestigen de bestelling per e-mail en daarom hebben we jouw e-mailadres nodig. Om je snel vragen te kunnen stellen over jouw bestelling of om je te informeren over wijzigingen, willen we ook graag je telefoonnummer hebben.

2.6.2. Waar slaan we jouw gegevens op en hoe lang bewaren we deze?

Door het formulier te versturen geef je toestemming dat wij deze gegevens bewaren in onze mailbox (hier komen de ingevulde bestelformulieren binnen). Nadat de communicatie is beëindigd, bewaren we het ingevulde bestelformulier nog maximaal zes maanden voor nazorg of om latere vragen te kunnen beantwoorden.

Van de Belastingdienst moeten we onze administratie met jouw factuur-, betaal- en bestelgegevens 7 jaar bewaren.

3. Wat zijn jouw rechten?

3.1. Inzien, aanpassen, verwijderen of overdragen van uw gegevens

Te allen tijde heb je het recht om in te zien welke gegevens wij van je hebben. Zodra je aan ons kenbaar maakt dat je jouw gegevens wilt inzien, verstrekken wij deze binnen 30 dagen.

Ook heb je het recht om jouw persoonsgegevens door BliXem te laten wijzigen of om ze helemaal te laten verwijderen. Voor het wijzigen of verwijderen van jouw gegevens geldt dezelfde termijn als voor het inzien van de gegevens, namelijk binnen 30 dagen. Ben een actieve cliënt van BliXem ? In dat geval hebben wij jouw gegevens nodig voor het uitvoeren van onze overeenkomst en kunnen we deze (nog) niet verwijderen.

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens van ons te ontvangen, zodat je deze gemakkelijk kunt overdragen aan een andere organisatie. Ook kun je ons vragen de informatie rechtstreeks over te dragen aan een derde partij. Dit geldt alleen voor gegevens waarvoor je ons toestemming hebt gegeven om ze te verwerken en voor gegevens die nodig zijn om een overeenkomst uit te voeren.

3.2. Intrekken toestemming verwerking persoonsgegevens

Wanneer je contact opneemt met BliXem, zoals omschreven in artikel 2 van deze privacyverklaring, geef je toestemming om bepaalde acties uit te voeren en om (in sommige gevallen) persoonsgegevens op te slaan. Je kunt deze toestemming te allen tijde ook weer intrekken. Wanneer je jouw toestemming wilt intrekken, kun je dit telefonisch of schriftelijk aan ons laten weten. De contactgegevens vind je in paragraaf 1.2.

3.3. Een klacht indienen

Wanneer je het niet eens bent met de wijze waarop BliXem omgaat met de verwerking van jouw persoonsgegevens, kun je een klacht bij ons indienen. Wanneer wij er onderling niet uitkomen heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

4. Privacy bij sollicitatie

Wanneer je bij ons solliciteert, geef je ons toegang tot jouw persoonsgegevens. We vragen je bijvoorbeeld om jouw CV met daarin persoonsgegevens, werkervaring en vaardigheden en om een motivatiebrief waarin je iets meer over jezelf vertelt. We vragen deze gegevens van je om goed te kunnen beoordelen of je geschikt bent voor de functie. We vinden het belangrijk om zorgvuldig met deze documenten om te gaan en leggen je graag uit waarvoor we jouw gegevens gebruiken, wie jouw data te zien krijgen, waar we jouw documenten opslaan en hoe lang we jouw gegevens bewaren. 

4.1. Procedure

Je verstuurt jouw sollicitatie naar het e-mailadres dat vermeld staat op onze website of je gebruikt het online sollicitatieformulier. Jouw gegevens komen dan terecht bij onze HRM-medewerker(s). Zij gaan ermee aan de slag en slaan de door jou toegestuurde documenten op op een netwerkschijf waartoe alleen de HRM-medewerkers toegang hebben. De HRM-medewerkers beoordelen in eerste instantie of jouw sollicitatie in aanmerking komt voor een verdere sollicitatieprocedure. Wanneer jij door de eerste selectie komt, worden jouw gegevens gedeeld met één of meerdere geselecteerde medewerkers van ons die beter kunnen beoordelen of jij inhoudelijk geschikt bent voor de functie. Een volgende stap is dat we je uitnodigen voor (kennismakings)gesprekken.

4.2. Bewaartermijn

Wanneer we je niet uitnodigen, sluit voor jou de sollicitatieprocedure. We verwijderen dan direct jouw documenten en gegevens. Wanneer in een vroeg stadium al blijkt dat jij niet geschikt bent voor de functie, verwijderen wij jouw gegevens al eerder.

Soms willen we de data van een sollicitant graag langer bewaren. Bijvoorbeeld wanneer we niet direct een plek voor je hebben, maar in de (nabije) toekomst mogelijk wel. De maximale bewaartermijn bedraagt dan 6 maanden.

4.3. Voorwaarden

Wanneer je bij ons solliciteert, geef je toestemming om bovenstaande procedure te volgen. De gegevens die je ons toestuurt, gebruiken we voor niets anders dan voor een goed verloop van de sollicitatieprocedure en delen we niet met derden zonder hiervoor eerst jouw toestemming hier te vragen.